Organizzazione dei dati e condivisioni
Condividere dati
11.2.1. Condividere i dati
Sono disponibili le seguenti opzioni:
È possibile condividere le cartelle di posta elettronica con gli utenti interni con accesso in lettura. Se si condivide una cartella di posta elettronica, le sue sottocartelle non saranno condivise.
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È possibile condividere la rubrica e le cartelle delle attività con gli utenti interni con accesso in lettura o modifica, con i collaboratori esterni solo con accesso in lettura.
Nota: la rubrica globale non può essere condivisa.
È possibile collaborare con utenti interni o collaboratori esterni con con accesso in di lettura o modifica:
Nell'applicazione File, è possibile condividere cartelle e file con utenti interni e collaboratori esterni con accesso in lettura o modifica. Se si condivide una cartella di File, anche le sue sottocartelle saranno condivise.
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In tutte le applicazioni, tranne che nell'applicazione Posta elettronica, è possibile creare un collegamento pubblico e inviarlo ad altre persone.
Le persone con il collegamento possono leggere i dati condivisi, ma non modificarli.
Notare ciò che segue:
In tutte le applicazioni, tranne che nell'applicazione File, le cartelle condivise sono marcate con l'icona . Nell'applicazione File, gli oggetti condivisi saranno visualizzati sotto la cartella .
Se si condivide una cartella di posta con un utente interno, l'utente interno deve sottoscrivere questa cartella per poter leggere i messaggi in essa contenuti, vedere Sottoscrivere le cartelle di posta elettronica condivise o personali.
Quando si condividono elementi, agli utenti interni o ai collaboratori esterni sono concessi determinati permessi per i dati condivisi, vedere Quali permessi possono essere utilizzati? e Casi d'uso dei permessi.
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Per condividere dati, è necessario disporre dei permessi di amministratore della rispettiva cartella.
Si dispone dei permessi amministrativi esclusivi sulla propria rubrica globale, cartelle di calendario e attività. Non è possibile accordare ad altri utenti i permessi di amministrazione per queste cartelle.
Se collaboratori esterni accedono a una condivisione, si applicano le seguenti regole e procedure:
Si selezionano le persone e i permessi relativi per l'accesso a un elemento condiviso. A seconda dei permessi, i collaboratori esterni potranno accedere al groupware con o senza l'immissione di una password.
Un utente ospite può visualizzare solo i dati e le rispettive applicazioni che sono state condivise con l'utente ospite.
Un utente ospite non ha accesso ai seguenti elementi: l'applicazione Posta elettronica, l'applicazione Portale, la rubrica globale.
Un utente ospite non può condividere elementi.
Come condividere i dati con utenti interni o collaboratori esterni:
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Selezionare l'applicazione che deve essere utilizzata per condividere i dati. Selezionare una cartella nella vista delle cartelle.
Nell'applicazione File, è possibile anche selezionare una cartella o un file nell'area di visualizzazione.
Nota: in base all'applicazione, alcune cartelle non possono essere condivise.
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Fare clic sull'icona accanto al nome della cartella. Fare clic su .
Fare clic su nell'applicazione Posta elettronica.
Nell'applicazione File, è possibile fare clic anche su nella barra degli strumenti o utilizzare il menu contestuale nell'area di visualizzazione.
Si aprirà la finestra per la concessione delle autorizzazioni.
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Nota: la seguente opzione non sarà disponibile nell'applicazione Posta elettronica.
In , è possibile definire a chi concedere l'accesso ai dati:
Se si desidera condividere i dati esclusivamente con persone specifiche, selezionare .
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Se si desidera condividere i dati non solo con persone specifiche, ma con tutte le persone che ottengono un collegamento ai dati, selezionare .
Le persone con il collegamento possono solo leggere i dati condivisi. Altri permessi non possono essere concessi per i collegamenti pubblici.
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Per invitare le persone desiderate, digitare un nome o un indirizzo di posta elettronica in .
Per impostare i permessi di una persona, selezionare un ruolo utente in .
Per modificare il ruolo utente di una persona aggiunta, fare clic sul ruolo utente assegnato accanto alla persona o su .
Per rimuovere il permesso di una persona, fare clic sull'icona accanto alla persona. Fare clic su .
Se si invitano persone, il campo di inserimento sarà visualizzato. Se richiesto, digitare un messaggio.
Se è stata selezionata , è possibile trasmettere il collegamento facendo clic su accanto al collegamento.
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Per modificare le impostazioni, fare clic sull'icona nella barra del titolo. Sono disponibili le seguenti impostazioni:
Opzioni del collegamento:
Per impostare un limite di tempo per l'accesso ai dati condivisi, selezionare un intervallo di tempo in .
Per proteggere l'accesso con una password, digitare una password in . Assicurarsi che il destinatario del collegamento pubblico riceva la password.
Opzioni di invito
Per inviare automaticamente un messaggio alle persone da voi invitate a un elemento condiviso per la prima volta, abilitare .
Azioni subordinate:
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Aggiungere automaticamente indirizzi di posta da una rubrica
Aggiungere automaticamente indirizzi di posta elettronica dall'elenco degli indirizzi
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